+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии с п. К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы. Структура номенклатуры отдела кадров. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы. Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год.

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии с п.

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков. Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы.

Если говорить о кадровой службе, это могут быть:. В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков. В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания.

В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами. Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению. Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить для каждого дела и сопоставить с используемыми типами документов.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:. Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:. Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны.

При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством. Так, Росархив предписывает госструктурам а частным фирмам фактически рекомендует составлять номенклатуру на предстоящий год.

Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации? Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет сделав официальный запрос с Росархивом.

Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется. По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе.

Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре. Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы. Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива. Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения. Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений включая кадровую службу.

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Согласование либо утверждение номенклатур кадровой, иных подразделений, сводной может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ. В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале. Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год. Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота. Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Вам помогут документы и бланки:. На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется только если они используют государственные документы. Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Если говорить о кадровой службе, это могут быть: приказы; договоры; учетные документы; карточки; трудовые книжки и т. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать: перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от Посредством данной процедуры выявляются документы, которые: должны быть оформлены в архив на длительное хранение; могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены; могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию: перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать; сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач: классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел; определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше. Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются: индекс дела; заголовок дела; количество единиц хранения; сроки хранения и номера статей по перечню; примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел.

Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.

В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Кадровику нужно будет: окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их; согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива скорее всего, это будет документовед фирмы , а также руководителем кадровой службы; дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует: собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива; согласовать сводную номенклатуру с документоведом; утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Итоги Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота. Дарим подарки ко Дню бухгалтера! Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья.

Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваш вопрос.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений. В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные. Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В марте года вступила в силу новая статья Федерального закона от Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас.

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком.

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную.

Номенклатура дел отдела кадров

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. esexna

    Когда вы говорите запрещено , или накладывается штраф , или еще какой-то юридический момент, давайте ссылку на документ, регламентирующий это положение, напр. статья такая-то КУАП. Спасибо за понимание.

  2. Антонин

    2. Если отказаться, могут подбросить в карманы то, чего там не было.

  3. Станислав

    За месяц до окончания срока лишения прав управления ТС, дознавателем ОМВД в отношении гражданина было возбуждено уголовное дело по ст. 264.1 УК РФ, по которому в настоящее время ведется расследование. Позиция дознавателя состоит в том, что указанный гражданин был привлечен к административной ответственности ошибочно и его действия необходимо квалифицировать уже как преступление, так как совершенно повторно.

  4. loworfenth

    Когда были контрольные закупки, т.е. менты посылали моих покупателей сидевших у них на крючке, а потом пытались войти, то говорил что сейчас открою дверь уходил, тихонько открывал окно выходящее на обратную сторону дома и скидывал товар в канистрах, бывало до 60-ти литров, пару литров всегда обязательно сливал в сортир для вида и не спускал воду, чтобы был явный запах, что слил все.